O que é o eSocial?

eSocial é um projeto do Governo Federal que tem por objetivo coletar informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, armazenando-as em um Ambiente Nacional Virtual.

Através do sistema, as empresas passam a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores (como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, informações sobre o FGTS, IRRF, entre outros dados), geridos pela CAIXA, INSS, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego e Receita Federal do Brasil.

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Como o eSocial se adequa às empresas?

 

Os empregadores devem enviar todas as informações para a plataforma com um limite de prazo para cada uma das informações. Se um trabalhador receber um acréscimo no salário, por exemplo, esses dados precisam ser repassados ao Governo Federal por meio do novo sistema. Isso também deverá ocorrer em casos de demissões ou afastamentos.

O eSocial traz como vantagem para o empregador a diminuição de custos e um menor tempo para que todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas sejam comunicadas.

Conforme informações do Portal eSocial, esse é considerado um programa inovador por possibilitar a reunião de 15 obrigações das relações de trabalho em um único ambiente, e por contar com o apoio de diversas instituições governamentais para que o programa funcione.

 

Esteja pronto para o eSocial

 

De acordo com as informações da Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016, em seu artigo 2°,o eSocial será obrigatório para as empresas a partir de 2018. O calendário determina o seguinte:

  • Entidades empresariais com faturamento acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) em 2016 precisam se adequar em janeiro de 2018;
  • Empresas com faturamento inferior a 78.000.000,00 em 2016, não optantes do Simples Nacional têm a obrigação de fazer a adequação a partir de julho de 2018;
  • Empresas optantes do Simples Nacional, empregador pessoa física, inclusive o rural, e as entidades sem fins lucrativos, devem enviar as informações a partir de 10 de janeiro de 2019;
  • Administração pública e organizações internacionais precisam se adequar a partir de 2020.

Vale ressaltar que as informações referentes à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST) terão um prazo um pouco maior:

  • Empresas com faturamento acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) em 2016 a partir de julho de 2019;
  • Empresas com faturamento inferior a 78.000.000,00 em 2016, não optantes do Simples Nacional a partir de janeiro de 2020
  • Empresas optantes do Simples Nacional, empregador pessoa física, inclusive o rural, e as entidades sem fins lucrativos, devem enviar as informações a partir de 10 de julho de 2020.
  • Administração pública e organizações internacionais a partir de janeiro de 2021.

 

Saiba as informações que serão enviadas ao eSocial:

GFIP Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT.
RAIS Relação Anual de Informações Sociais
LRE Livro de Registro de Empregados
CAT Comunicação de Acidente de Trabalho
CD Comunicação de Dispensa
CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social
PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário
DIRF Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
DCTF Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
QHT Quadro de Horário de Trabalho
MANAD Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento
GRF e GRRF Guia de Recolhimento FGTS e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS
GPS Guia da Previdência Social
FP Folha de Pagamento

Ou seja, é importante planejar o trabalho da equipe para que todos os cadastros dos funcionários, horários de trabalho, aviso prévio e alterações de licenças e afastamentos sejam realizados em tempo hábil. Isso dará mais segurança para a empresa, evitará multas e problemas com o fisco.

Pronto! Agora você já sabe o que é eSocial para as empresas e está pronto para encarar esse desafio! Fique ligado nas diferenças aplicadas para os trabalhadores domésticos.

 

 

E como o eSocial funcionará para os trabalhadores domésticos?

 

Já está disponível desde outubro de 2015 um módulo específico do eSocial para trabalhadores domésticos: o Módulo Empregador Doméstico do eSocial. Esses casos possuem algumas particularidades, como o envio de informações por funcionários e empregadores. Sendo assim, o trabalhador precisa informar o seguinte:

  • Imposto de Renda de Pessoa Física;
  • Contribuição Previdenciária (entre 8% e 11%).

E o empregador também tem responsabilidades perante o eSocial. São elas:

  • Contribuição patronal previdenciária, equivalente a 8%;
  • Seguro contra acidentes de trabalho, no valor de 0,8%;
  • Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), referente a 8% sobre o salário;
  • Indenização Compensatória — multa do FGTS (quando aplicado) — em 3,2%.

Para tanto, é aconselhável que o contratante utilize a ferramenta Consulta Qualificação Cadastral para analisar possíveis divergências nos registros e deixar todas as informações iguais dentro do sistema. Afinal, os dados serão confrontados entre as plataformas e o contratante poderá ter problemas se elas não estiverem corretas.

Portanto, é possível perceber que o eSocial é uma maneira de desburocratizar os processos e simplificar o envio de dados ao Governo Federal. Contudo, ele também é uma ferramenta de combate à sonegação fiscal ao assegurar maior transparência das informações.

Enfim, agora você já sabe o que é eSocial e as obrigações da sua empresa. Tem alguma dúvida sobre o assunto? Confira o nosso guia completo sobre eSocial e fique preparado para 2018!

 

Cronograma do eSocial

Conheça as datas de início das atividades

Grandes Empresas *Acima de R$ 78 milhões em 2016 Demais Empresas *Inferior a R$ 78 milhões em 2016 Empresas optantes do Simples Nacional *Empregador pessoa física, inclusive o rural e entidades sem fins lucrativos Órgãos Públicos e organizações internacionais
Cadastros de empregador e tabelas
2018Janeiro
201816 de Julho
201910 de Janeiro
2020Janeiro
Dados do colaborador e eventos não periódicos
2018Março
201810 de Outubro
201910 de Abril
2020Resolução Específica
Folha de Pagamento – eventos periódicos
2018Maio
201910 de Janeiro
2020Janeiro
2020Resolução Específica
Início da DCTF Web
2018Agosto
2019Abril
2019Outubro
2020Instrução Normativa Específica
Substituição da GFIP pela GRFGTS
2019Fevereiro
2019Abril
2019Outubro
2020Circular CAIXA Específica
Eventos de saúde e segurança do trabalho
2020Janeiro
2020Julho
2021Julho
2021Janeiro

Principais dúvidas sobre o eSocial

Tire suas dúvidas e se adeque com tranquilidade


O que é o eSocial Empresas?

É um novo sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, o eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Como vai funcionar o sistema na prática?

Na prática, as empresas terão que enviar suas informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho é único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal por meio do eSocial Empresas.

Precisarei ter um programa de folha de pagamento ou poderei fazer tudo direto no site do eSocial?

Em regra, todos os empregadores estão obrigados a prestar as informações trabalhistas e previdenciárias por meio do novo sistema. Porém, há também um pequeno grupo de empregadores que podem realizar o envio de dados diretamente pelo portal do eSocial. No entanto, é importante que as empresas adquiram ou desenvolvam seus programas de gestão de pessoas aptos a transmitir todos os eventos por meio de Web Service.

Como faço para consultar todos os eventos que foram transmitidos para o eSocial?

Após o envio de dados em produção, o empregador pode realizar a consulta no portal do eSocial, onde é possível visualizar os dados transmitidos. Nele, inclusive, pode-se ver o respectivo número de recibo de entrega para eventuais retificações. Para quem é cliente da Fortes Tecnologia, é possível visualizar os recibos diretamente pelo sistema.

Quais as categorias devem ser enviadas ao eSocial?

Todos os trabalhadores ativos devem ser enviados na 2° fase de implantação do eSocial, por exemplo: os empregados celetistas, incluindo o trabalhador intermitente, aprendizes, trabalhadores avulsos e etc. Além desses, temos os prestadores de serviço autônomo e empregadores sócios com retirada de pró-labore. Vale lembrar ainda que os estagiários também devem ser informados.

O eSocial permite o uso do certificado digital A1 e A3 para assinatura eletrônica dos dados enviados. Nesse caso, qual a melhor opção?

Isso vai depender do volume de informações prestadas pelas empresas. No entanto, o certificado A3, além de ter a transmissão mais complexa, a empresa ainda corre o risco de se deparar dificuldades na hora de conectar o cartão ou token com erro na leitora, por exemplo. Diante disso, aconselha-se a utilização do certificado A1, pois nesse caso sua transmissão acontece 100% online.

Quais são as vantagens para as empresas em utilizar o eSocial Empresas?

Além de simplificar processos, o que gera ganho de produtividade, as informações prestadas no eSocial são utilizadas para a geração da guia de FGTS, por meio da GRFGTS, além da contribuição previdenciária e IRRF por meio da DCTFWeb. Com isso, as empresas tem uma redução significativa de erros nos cálculos que, atualmente, ainda ocorrem na geração desses documentos.

Por que o programa beneficia a população em geral e não apenas as empresas?

Além de simplificar a vida das empresas, o eSocial traz benefícios significativos para o empregado, pois será possível assegurar, de forma muito mais efetiva, o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.

Se as micro e pequenas empresas têm que aderir, o MEI será extinto pelo Governo Federal?

Não, muito pelo contrário. O Microempreendedor Individual (MEI), assim como os demais empregadores, está obrigado ao eSocial. No entanto, o MEI está obrigado somente se possuir empregado. Além disso, as informações a serem prestadas podem ser enviadas por meio do "eSocial Web Simplificado MEI". Nesse ambiente, o empregador pode acessar com código de acesso, não sendo necessário ter certificado digital.

O empregador pessoa física com inscrição Cadastro Específico do INSS (CEI) está obrigado ao eSocial?

Sim. Porém, para aderir ao eSocial, o empregador deve solicitar a sua inscrição no Código de Atividade da Pessoa Física (CAEPF), no período de 1ª de Outubro a 14 de Janeiro de 2019. Após esse prazo, o CEI vai ser substituído pelo CAEPF. Apesar do empregador ter a opção de se inscrever no CAEPF a partir de Outubro de 2018, a obrigatoriedade ao eSocial ocorre apenas em 2019.

Consulte a área do nosso blog dedicada ao eSocial: Visitar o blog da fortes

Glossário do eSocial

eSocial de A a Z


A

Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar

O registro preliminar contém apenas alguns dados do novo trabalhador, como, data de admissão, nascimento, CPF e NIS e tem por objetivo, comunicar a admissão de novo colaborador, quando o empregador ainda não tem em mãos, toda a documentação do empregado.

Assim, a empresa consegue cumprir o prazo de envio, que é até um dia anterior ao início da atividade. Porém, deve complementar os dados, antes do envio da folha de pagamento.

Afastamento temporário

Registro da ausência do trabalhador por motivos como, doença, acidente de trabalho, maternidade, entre outros. Vale lembrar que a licença paternidade não deve ser informada, já que a ausência do trabalhador nesse caso, é tratada apenas como falta justificada.

Alteração cadastral

Qualquer alteração relacionada a dados pessoais do trabalhador como, mudança de endereço, sexo, nome, etc. Importante lembrar que a alteração é diferente de retificação, pois na retificação temos a correção de uma informação enviada de forma errada.

Alteração contratual

Qualquer alteração relacionada ao contrato de trabalho, como prorrogação de contrato experiência, mudança salarial, cargo, jornada de trabalho entre outros. Importante lembrar que a alteração é diferente de retificação, pois na retificação temos a correção de uma informação enviada de forma errada.

Ambiente de trabalho

Registro das condições de trabalho dos trabalhadores. É nesse registro que deve ser informado a existência ou não agentes nocivos a saúde do trabalhador e também de perigos que estes podem ser expostos.

B

Base de dados

Trata-se apenas de um conjunto de informações armazenadas em determinado arquivo ou local como, por exemplo, a lista de empregados em uma planilha ou documentos salvos em pen drive. No eSocial funciona da mesma forma, só que de forma mais tecnológica.

As informações dos trabalhadores, armazenadas no sistema de folha da empresa, são enviadas ao banco de dados do eSocial, para que fiquem também armazenadas e disponíveis ao governo. Porém, essas informações são salvas na nuvem, ou seja, na internet.

C

CAEPF

Código de atividade da pessoa física, ou seja, é o cadastro que identifica a atividade econômica de uma pessoa física como, por exemplo, um médico que trabalha por conta própria.

Cancelamento de evento

No aviso prévio trabalhado, há que se diferenciar cancelamento de exclusão do aviso. O cancelamento indica que o aviso de fato aconteceu, mas chegará a ser concluído como, por exemplo, quando as partes consideram.

Já a exclusão indica a exclusão de uma informação enviada indevidamente, por exemplo, o envio do aviso do empregado A que, na verdade, seria para o empregado B.

Vale lembrar que o conceito de exclusão existe em todos os eventos do eSocial, com exceção do e evento S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos e S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos.

Cargos

Posição hierárquica do trabalhador na empresa que é diferente da função que descreve as atividades desenvolvidas do trabalhador.

Certificado Digital

Antes da era digital, documentos em papel eram assinados de próprio punho ou mesmo na forma de carimbos. Com o avanço da tecnologia, essa assinatura passou a ser eletrônica, logo, o certificado digital, nada mais é, do que a assinatura de alguém que confirma a veracidade de informações enviadas ao eSocial.

CNAE

Classificação Nacional de Atividades Econômicas descreve a atividade das pessoas jurídicas.

CNO

Cadastro Nacional de Obras, se refere ao registro dado as obras de construção civil. Atualmente, o registro utilizado é o CEI – Cadastro Especifico do INSS.

Código de acesso

Forma de acesso ao portal do eSocial, para o registro de informações trabalhistas e previdenciárias, sem que haja a necessidade de certificado digital.

Por exemplo, o empregador doméstico que pode realizar o envio das informações do trabalhador doméstico.

Comercialização de produção

É a comercialização de produção rural a qual deve incidir encargos previdenciários.

Competência sem movimento

Comunicação ao eSocial que não houve nenhum tipo de informação a ser enviada em determinado mês como, por exemplo, a ausência de pagamentos.

CAT

É Comunicação de Acidente de Trabalho do trabalhador. Essa informação deve ser enviada até o 1° dia útil posterior ao acidente e em caso de óbito, imediatamente. Importante lembrar que caso o trabalhador fique afastado, é necessário enviar também o afastamento e o empregador deverá depositar o FGTS do trabalhador normalmente.

Condições Ambientais do Trabalho

Registro que identifica os fatores de risco aos trabalhadores existentes na empresa.

D

DCTFweb

É Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos.

Nessa declaração, temos a apuração dos encargos previdenciários e IRRF que devem ser enviados à Receita Federal. Em regra, somente após o envio da declaração, o empregador poderá emitir as guias de recolhimento.

E

EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais EFD-Reinf é um dos módulos do SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas e físicas, em complemento ao eSocial.

Nela são informadas, por exemplo, as retenções de nota fiscal de serviço, comercialização de produção, imposto de renda e contribuição previdenciária sobre a retenção.

eSocial

É Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. No novo sistema, os empregadores devem informar todos os dados cadastrais dos trabalhadores, além dos pagamentos, como folha, férias, rescisão, 13° salário, entre outras informações, inclusive, dos trabalhadores domésticos.

eSocialBx

O eSocialBX é uma ferramenta que tem por objetivo baixar alguns arquivos enviados ao eSocial, recuperando os dados e facilitando a sincronização de informações registradas em seu sistema de folha e o ambiente do eSocial.

Evento de contingência

Contingência é algo que acontece eventualmente, ou seja, algo que pode acontecer ou não. Já o evento é um arquivo enviado ao eSocial com a informação de determinado acontecimento.

Nesse caso, o evento de contingência, é o envio de determinada informação quando necessária.

No eSocial, temos o evento S-1295 destinado a solicitar a totalização das Contribuições Sociais e do Imposto de Renda, quando por algum motivo a empresa não conseguir realizar o fechamento dos eventos periódicos.

Eventos não periódicos

São informações enviadas ao eSocial somente quando ocorrerem como, admissão do trabalhador, afastamentos, aviso prévio trabalhado, entre outras informações.

Eventos periódicos

São informações enviadas periodicamente ao eSocial como, folha de pagamento que deve ser enviada mensalmente.

Exclusão de evento

É o arquivo enviado ao eSocial com a solicitação de exclusão de informação enviada indevidamente, por exemplo, para exclusão de aviso trabalhado, quando enviado para o empregado errado.

F

Fechamento da folha de pagamento

É o arquivo que confirma o envio de todos os eventos periódicos como, por exemplo, a folha de pagamento. O prazo de envio do fechamento é até o dia 7 do mês subsequente.

Funções

Descrição das atividades desenvolvidas pelo trabalhador que não pode ser confundida com o cargo que é a posição hierárquica do trabalhador na empresa.

L

Lotações Tributárias

É o registro que classifica a atividade da empresa e influência no cálculo das contribuições previdenciárias, ou seja, tem conceito estritamente tributário.

P

Processos administrativos

São ações judiciais ou administrativas que, para o eSocial podem influenciar na apuração dos encargos ou isenção de certas obrigações.

Por exemplo, quando a empresa ganha uma ação judicial para ficar isenta do recolhimento da contribuição previdenciária patronal sobre os 15 primeiros dias do afastamento do trabalhador.

Produção registra

É o ambiente de teste do eSocial para que as empresas possam testar o envio das informações de sua base de dados.

Por se tratar de um ambiente de teste, as informações não têm valor jurídico e por isso, as empresas não correm risco de sofrer multas ou penalidades.

Q

Qualificação Cadastral

É a validação cadastral dos trabalhadores, juntos aos entes como, por exemplo, Receita Federal e tem por objetivo verificar possíveis erros cadastrais para a devida correção.

A qualificação cadastral é fundamental para o envio com sucesso dos dados cadastrais do trabalhador ao eSocial, porém, facultativo.

R

Remuneração

É soma dos valores recebidos pelo trabalhador como, salário, horas extras, comissões, adicional noturno, insalubridade, etc. Para o eSocial a remuneração é enviada mensalmente e influência nos cálculos da contribuição previdenciária, FGTS.

Rendimento

É soma dos valores recebidos pelo trabalhador como, salário, horas extras, comissões, adicional noturno, insalubridade, entre outros rendimentos. Para o eSocial o total de rendimentos é enviado mensalmente e influência no cálculo do IRRF.

RET

É Registro de Eventos Trabalhistas. Basicamente se resume no envio de todas as informações trabalhistas e previdenciárias ao eSocial.

Retificações

É a correção de informações enviadas de forma errada. Importante lembrar a diferença entre retificação e exclusão, pois o registro de exclusão de eventos, deve ser utilizado
quando a informação foi enviada indevidamente, e não de forma errada.

Rubricas

São os itens utilizados para detalhar os pagamentos. Na folha de pagamento podemos citar, por exemplo, o salário, horas extras, comissões, adicional noturno, insalubridade, INSS, IRRF, salário-família, faltas, etc.

S

SST

Se refere às informações de Saúde e Segurança do Trabalho, tais como PPRA, PPP, PCMSO, LTCAT entre outras.

T

Tabelas

São os cadastros que compõem a base de dados dos empregadores como, por exemplo, as tabelas de estabelecimentos, cargos, horários, rubricas, etc.

Totalizadores

Após o envio dos pagamentos ao eSocial, a empresa pode solicitar por meio do seu sistema de folha de pagamento, os totalizadores que demonstram as bases de cálculo e valores apurados dos eventos, por exemplo, do evento de remuneração – S-1200

TSV

São os Trabalhadores Sem Vínculo empregatício como, por exemplo, os estagiários e autônomos. Mesmo que não haja o vínculo com a empresa, esses trabalhadores devem ser informados ao eSocial, assim como ocorre com os demais trabalhadores.

X

XML

É o tipo de arquivo utilizado pelo eSocial para receber as informações trabalhistas e previdenciárias.

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