O eSocial é mais um dos módulos do SPED, elaborado pelo Governo Federal, com o objetivo de unificar, padronizar e facilitar a administração das informações trabalhistas e previdenciárias de todas as empresas e de seus respectivos trabalhadores.
O eSocial começou a ser implantado em 2018 e já trouxe diversos benefícios à sociedade e aos trabalhadores. Algumas empresas, inclusive, já foram beneficiadas pelo eSocial com a substituição de algumas obrigações acessórias: RAIS, CAGED, CTPS Física, Livro de Registro do Empregado e a GPS.
Os empregadores devem enviar todas as informações trabalhistas e previdenciárias, desde a admissão do trabalhador, até seu desligamento, para a plataforma de acordo o cronograma oficial e segundo prazos específicos para cada evento, conforme o MOS (Manual de Orientação do eSocial). Se um trabalhador receber um acréscimo no salário, por exemplo, esses dados precisam ser repassados ao Governo Federal por meio do novo sistema.
O eSocial traz como vantagem para o empregador a diminuição de custos e um menor tempo para que todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas sejam comunicadas.
Conforme informações do Portal eSocial, esse é considerado um programa inovador por possibilitar a reunião de 15 obrigações das relações de trabalho em um único ambiente, e por contar com o apoio de diversas instituições governamentais para que o programa funcione.
De acordo com as informações da Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016, em seu artigo 2°,o eSocial será obrigatório para as empresas a partir de 2018. O calendário determina o seguinte:
Vale ressaltar que as informações referentes à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST) terão um prazo um pouco maior:
| GFIP | Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social |
|---|---|
| CAGED | Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT. |
| RAIS | Relação Anual de Informações Sociais |
| LRE | Livro de Registro de Empregados |
| CAT | Comunicação de Acidente de Trabalho |
| CD | Comunicação de Dispensa |
| CTPS | Carteira de Trabalho e Previdência Social |
| PPP | Perfil Profissiográfico Previdenciário |
| DIRF | Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte |
| DCTF | Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais |
| QHT | Quadro de Horário de Trabalho |
| MANAD | Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento |
| GRF e GRRF | Guia de Recolhimento FGTS e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS |
| GPS | Guia da Previdência Social |
| FP | Folha de Pagamento |
Ou seja, é importante planejar o trabalho da equipe para que todos os cadastros dos funcionários, horários de trabalho, aviso prévio e alterações de licenças e afastamentos sejam realizados em tempo hábil. Isso dará mais segurança para a empresa, evitará multas e problemas com o fisco.
Pronto! Agora você já sabe o que é eSocial para as empresas e está pronto para encarar esse desafio! Fique ligado nas diferenças aplicadas para os trabalhadores domésticos.
Já está disponível desde outubro de 2015 um módulo específico do eSocial para trabalhadores domésticos: o Módulo Empregador Doméstico do eSocial. Esses casos possuem algumas particularidades, como o envio de informações por funcionários e empregadores. Sendo assim, o trabalhador precisa informar o seguinte:
E o empregador também tem responsabilidades perante o eSocial. São elas:
Para tanto, é aconselhável que o contratante utilize a ferramenta Consulta Qualificação Cadastral para analisar possíveis divergências nos registros e deixar todas as informações iguais dentro do sistema. Afinal, os dados serão confrontados entre as plataformas e o contratante poderá ter problemas se elas não estiverem corretas.
Portanto, é possível perceber que o eSocial é uma maneira de desburocratizar os processos e simplificar o envio de dados ao Governo Federal. Contudo, ele também é uma ferramenta de combate à sonegação fiscal ao assegurar maior transparência das informações.
Enfim, agora você já sabe o que é eSocial e as obrigações da sua empresa. Tem alguma dúvida sobre o assunto? Confira o nosso Webinar sobre as mudanças do eSocial e fique preparado para 2020!
As empresas brasileiras, quase que em sua totalidade, já estão no eSocial. A obrigação já atinge todas as instituições privadas e está amadurecendo para adentrar os órgãos públicos. Todas as empresas, seja pessoa física ou jurídica, precisam enviar suas informações ao eSocial. Alguns dados são transmitidos de forma mensal, como as folhas de pagamento, e outros dados são enviados à medida que ocorrem, alguns com prazos específicos como, por exemplo, o desligamento do empregado que deve ser enviado até 10 dias após a saída do trabalhador. Com o eSocial em funcionamento, o Governo Federal, por meio dos órgãos fiscalizadores, passou a ter acesso de forma online e instantânea aos dados dos contribuintes, o que facilita as fiscalizações e também a liberação de certidões e benefícios previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores.
Em regra, todos os empregadores estão obrigados a prestar as informações trabalhistas e previdenciárias por meio do novo sistema. Porém, há também um pequeno grupo de empregadores que podem realizar o envio de dados diretamente pelo portal do eSocial.
No entanto, ter um sistema de folha de pagamento integrado ao eSocial é imprescindível devido ao volume de transmissões, gerenciamento de regras, conferência de tributos, emissão de relatórios, entre outros benefícios. A plataforma do eSocial em si não possui essa facilidade.
Após o envio de dados em produção, o empregador pode realizar a consulta no portal do eSocial, onde é possível visualizar os dados transmitidos de forma individual, consultando a tela de cada evento transmitido, ou ainda é possível efetuar o download de todos os xmls já transmitidos ao ambiente, através da funcionalidade “eSocial Downloads”. Essa funcionalidade é acessada diretamente no Ambiente Web Geral do eSocial. Nas duas formas, é possível ver os dados recepcionados, recibos de entrega e ID’s de transmissão. Para quem é cliente da Fortes Tecnologia, é possível visualizar as transmissões realizadas pelo sistema, seja através de consulta individual na tela das movimentações e cadastros, ou através de relatório em lote contendo o detalhamento da transmissão(período, tipo de evento, tipo de transmissão) entre outras facilidades que apoiam a empresa no gerenciamento dos dados e que não existem no ambiente do eSocial.
Todos os trabalhadores que possuem vínculo empregatício ou possuem remuneração ou rendimentos oriundos da prestação do trabalho, devem ser enviados ao eSocial. Atualmente, apenas os trabalhadores das empresas pertencentes aos grupos 1, 2 e 3 do eSocial estão sendo recepcionados. Os trabalhadores pertencentes às empresas do grupo 4 de Grupo 1, 2 e 3. Como exemplo de empregados, podemos citar os empregados celetistas em geral, trabalhadores intermitentes, aprendizes, trabalhadores avulsos, etc. O eSocial também pede que sejam enviados os prestadores de serviço, os autônomos transportadores, cooperados, ministros de confissão religiosa, empregadores e, não menos importante, os estagiários. Para consulta completa das categorias, você pode consultar a tabela de categorias do eSocial, disposta no anexo II do leiaute.
Isso vai depender do volume de informações prestadas pelas empresas e também da sua estrutura tecnológica. O certificado A3, por exemplo, além de ter a transmissão mais complexa e lenta, a empresa ainda corre o risco de se deparar com dificuldades na hora de conectar o cartão ou token com erro na leitora, por exemplo. Diante disso, aconselhamos a utilização do certificado A1, pois nesse caso sua transmissão acontece 100% online. Para agilizar ainda mais a transmissão, o ideal é a utilização de procuração eletrônica, especialmente em escritórios contábeis. Isso permitirá maior segurança dos dados para o contador e para seu cliente, além de evitar o gerenciamento de múltiplos certificados.
Simplificação de processos, redução do número de obrigações acessórias que são gerenciadas hoje pelo DP (cerca de 15, aproximadamente), menos retrabalho e menos horas gastas com transmissão de obrigações repetitivas, mais agilidade na liberação de certidões e documentos patronais, menos inconsistências nos preenchimentos e nas transmissões, mais conhecimento para a classe contábil e para as empresas em geral, uma vez que o entendimento de regras trabalhistas e previdenciárias estarão centralizadas em um único local, além de gerar, automaticamente, mais transparência nos processos, leis e informações destinadas aos trabalhadores.
Com a centralização de dados trabalhistas e previdenciários em um único local, foi possível disponibilizar aplicativos e sites que permitem ao trabalhador fiscalizar suas empresas, além de disponibilizar a ele informações ou ações que antes só poderiam ser realizadas junto à previdência social, em modo presencial ou por telefone.
Hoje, o trabalhador já tem acesso à CTPS Digital, que é 100% integrada à base do eSocial e que é atualizada em tempo real, à medida que seu empregador transmite os eventos ao Governo. Além da CTPS Digital, há também o aplicativo "Meu INSS", que permite ao trabalhador calcular o tempo da sua aposentadoria, conforme os vínculos registrados, assim como permite solicitações de benefícios como licença maternidade, acidente de trabalho, agendamento de perícias, solicitações de aposentadoria por tempo de serviço entre outras facilidades.
Sim, o Microempreendedor Individual (MEI), assim como os demais empregadores, está obrigado ao eSocial. No entanto, o MEI está obrigado somente se possuir empregado. Além disso, as informações a serem prestadas podem ser enviadas por meio do "eSocial Web Simplificado MEI". Nesse ambiente, o empregador pode acessar com código de acesso, não sendo necessário ter certificado digital.
Embora o MEI possa gerenciar seus dados através do módulo Simplificado, ele também pode ser gerenciado pelo módulo Geral. Destacamos que ter um sistema de folha de pagamento facilitará não só as transmissões ao eSocial, mas as demais obrigações trabalhistas do MEI, como geração de décimo, férias, emissão de relatórios gerenciais, transmissão a outras obrigações acessórias como GFIP, RAIS, entre outras.
Sim. Porém, para aderir ao eSocial, o empregador deve solicitar a sua inscrição no Código de Atividade da Pessoa Física (CAEPF). Essa solicitação já pode ser realizada através do portal ecac, no sítio da Receita Federal. Os empregadores pessoa física, atualmente, já transmitem ao eSocial os eventos de Tabela e os não periódicos - que inclui a transmissão dos empregados. Os eventos periódicos têm previsão de início em Maio de 2021.
| RAIS | A partir de Janeiro de 2020, a RAIS ano base 2019 está desobrigada para os grupos 1 e 2 do eSocial. |
|---|---|
| CAGED | A partir da competência 01/2020 as empresas de grupos 1, 2 e 3 do eSocial estão dispensadas do CAGED. |
| LIVRO DE REGISTRO DE EMPREGADO | Substituído para as empresas que já estão no eSocial e que informaram, no evento S-1000, a informação de que controlam o Registro de seus empregados por meio eletrônico. |
| CTPS FÍSICA | Substituição da CTPS Física para todos os trabalhadores, com exceção daqueles que prestam serviços à empresas que ainda não estão obrigadas ao eSocial, como os órgãos públicos, por exemplo. |
| GPS | Substituída para empresas que pertencem ao grupo 1 do eSocial e grupo 2 com faturamento superior a R$4,8 milhões. Essas empresas já recolhem o INSS utilizando o DARF previdenciário, após transmissão da DCTF Web. |
| Obrigação | Prazo do eSocial |
|---|---|
|
até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador |
|
até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao mês em que o empregado foi admitido |
|
até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao da ocorrência |
|
no 16º (décimo sexto) dia do afastamento |
|
de imediato |
|
até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência |
|
até o 10º (décimo) dia seguinte ao da sua ocorrência |
| A |
Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar O registro preliminar contém apenas alguns dados do novo trabalhador, como, data de admissão, nascimento, CPF e NIS e tem por objetivo, comunicar a admissão de novo colaborador, quando o empregador ainda não tem em mãos, toda a documentação do empregado. Assim, a empresa consegue cumprir o prazo de envio, que é até um dia anterior ao início da atividade. Porém, deve complementar os dados, antes do envio da folha de pagamento. Afastamento temporário Registro da ausência do trabalhador por motivos como, doença, acidente de trabalho, maternidade, entre outros. Vale lembrar que a licença paternidade não deve ser informada, já que a ausência do trabalhador nesse caso, é tratada apenas como falta justificada. Alteração cadastral Qualquer alteração relacionada a dados pessoais do trabalhador como, mudança de endereço, sexo, nome, etc. Importante lembrar que a alteração é diferente de retificação, pois na retificação temos a correção de uma informação enviada de forma errada. Alteração contratual Qualquer alteração relacionada ao contrato de trabalho, como prorrogação de contrato experiência, mudança salarial, cargo, jornada de trabalho entre outros. Importante lembrar que a alteração é diferente de retificação, pois na retificação temos a correção de uma informação enviada de forma errada. |
|---|---|
| B |
Base de dados Trata-se apenas de um conjunto de informações armazenadas em determinado arquivo ou local como, por exemplo, a lista de empregados em uma planilha ou documentos salvos em pen drive. No eSocial funciona da mesma forma, só que de forma mais tecnológica. As informações dos trabalhadores, armazenadas no sistema de folha da empresa, são enviadas ao banco de dados do eSocial, para que fiquem também armazenadas e disponíveis ao governo. Porém, essas informações são salvas na nuvem, ou seja, na internet. |
| C |
CAEPF Código de atividade da pessoa física, ou seja, é o cadastro que identifica a atividade econômica de uma pessoa física como, por exemplo, um médico que trabalha por conta própria. Cancelamento de evento No aviso prévio trabalhado, há que se diferenciar cancelamento de exclusão do aviso. O cancelamento indica que o aviso de fato aconteceu, mas chegará a ser concluído como, por exemplo, quando as partes consideram. Já a exclusão indica a exclusão de uma informação enviada indevidamente, por exemplo, o envio do aviso do empregado A que, na verdade, seria para o empregado B. OBS: Com a simplificação do esocial, o aviso prévio trabalhado não é mais exigido. Vale lembrar que o conceito de exclusão existe em todos os eventos do eSocial, com exceção do e evento S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos e S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos. Cargos Posição hierárquica do trabalhador na empresa que é diferente da função que descreve as atividades desenvolvidas do trabalhador. Certificado Digital Antes da era digital, documentos em papel eram assinados de próprio punho ou mesmo na forma de carimbos. Com o avanço da tecnologia, essa assinatura passou a ser eletrônica, logo, o certificado digital, nada mais é, do que a assinatura de alguém que confirma a veracidade de informações enviadas ao eSocial. CNAE Classificação Nacional de Atividades Econômicas descreve a atividade das pessoas jurídicas. CNO Cadastro Nacional de Obras, se refere ao registro dado as obras de construção civil. Atualmente, o registro utilizado é o CEI – Cadastro Especifico do INSS. Código de acesso Forma de acesso ao portal do eSocial, para o registro de informações trabalhistas e previdenciárias, sem que haja a necessidade de certificado digital. Por exemplo, o empregador doméstico que pode realizar o envio das informações do trabalhador doméstico. Comercialização de produção É a comercialização de produção rural a qual deve incidir encargos previdenciários. Competência sem movimento Comunicação ao eSocial que não houve nenhum tipo de informação a ser enviada em determinado mês como, por exemplo, a ausência de pagamentos. CAT É Comunicação de Acidente de Trabalho do trabalhador. Essa informação deve ser enviada até o 1° dia útil posterior ao acidente e em caso de óbito, imediatamente. Importante lembrar que caso o trabalhador fique afastado, é necessário enviar também o afastamento e o empregador deverá depositar o FGTS do trabalhador normalmente. Condições Ambientais do Trabalho Registro que identifica os fatores de risco aos trabalhadores existentes na empresa. |
| D |
DCTFweb É Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. Nessa declaração, temos a apuração dos encargos previdenciários e IRRF que devem ser enviados à Receita Federal. Em regra, somente após o envio da declaração, o empregador poderá emitir as guias de recolhimento. |
| E |
EFD-Reinf A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais EFD-Reinf é um dos módulos do SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas e físicas, em complemento ao eSocial. Nela são informadas, por exemplo, as retenções de nota fiscal de serviço, comercialização de produção, imposto de renda e contribuição previdenciária sobre a retenção. eSocial É Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. No novo sistema, os empregadores devem informar todos os dados cadastrais dos trabalhadores, além dos pagamentos, como folha, férias, rescisão, 13° salário, entre outras informações, inclusive, dos trabalhadores domésticos. eSocialBx O eSocialBX é uma ferramenta que tem por objetivo baixar alguns arquivos enviados ao eSocial, recuperando os dados e facilitando a sincronização de informações registradas em seu sistema de folha e o ambiente do eSocial. Evento de contingência Contingência é algo que acontece eventualmente, ou seja, algo que pode acontecer ou não. Já o evento é um arquivo enviado ao eSocial com a informação de determinado acontecimento. Nesse caso, o evento de contingência, é o envio de determinada informação quando necessária. No eSocial, temos o evento S-1295 destinado a solicitar a totalização das Contribuições Sociais e do Imposto de Renda, quando por algum motivo a empresa não conseguir realizar o fechamento dos eventos periódicos. Eventos não periódicos São informações enviadas ao eSocial somente quando ocorrerem como, admissão do trabalhador, afastamentos, aviso prévio trabalhado, entre outras informações. Eventos periódicos São informações enviadas periodicamente ao eSocial como, folha de pagamento que deve ser enviada mensalmente. Exclusão de evento É o arquivo enviado ao eSocial com a solicitação de exclusão de informação enviada indevidamente, por exemplo, para exclusão de aviso trabalhado, quando enviado para o empregado errado. |
| F |
Fechamento da folha de pagamento É o arquivo que confirma o envio de todos os eventos periódicos como, por exemplo, a folha de pagamento. O prazo de envio do fechamento é até o dia 15 do mês subsequente.
Funções Descrição das atividades desenvolvidas pelo trabalhador que não pode ser confundida com o cargo que é a posição hierárquica do trabalhador na empresa. |
| L |
Lotações Tributárias É o registro que classifica a atividade da empresa e influência no cálculo das contribuições previdenciárias, ou seja, tem conceito estritamente tributário. |
| P |
Processos administrativos São ações judiciais ou administrativas que, para o eSocial podem influenciar na apuração dos encargos ou isenção de certas obrigações. Por exemplo, quando a empresa ganha uma ação judicial para ficar isenta do recolhimento da contribuição previdenciária patronal sobre os 15 primeiros dias do afastamento do trabalhador. Produção restrita É o ambiente de teste do eSocial para que as empresas possam testar o envio das informações de sua base de dados. Por se tratar de um ambiente de teste, as informações não têm valor jurídico e, por isso, as empresas não correm risco de sofrer multas ou penalidades. |
| Q |
Qualificação Cadastral É a validação cadastral dos trabalhadores, juntos aos entes como, por exemplo, Receita Federal e tem por objetivo verificar possíveis erros cadastrais para a devida correção. A qualificação cadastral é fundamental para o envio com sucesso dos dados cadastrais do trabalhador ao eSocial, porém, facultativo. |
| R |
Remuneração É soma dos valores recebidos pelo trabalhador como, salário, horas extras, comissões, adicional noturno, insalubridade, etc. Para o eSocial a remuneração é enviada mensalmente e influência nos cálculos da contribuição previdenciária, FGTS. Rendimento É soma dos valores recebidos pelo trabalhador como, salário, horas extras, comissões, adicional noturno, insalubridade, entre outros rendimentos. Para o eSocial o total de rendimentos é enviado mensalmente e influência no cálculo do IRRF. RET É Registro de Eventos Trabalhistas. Basicamente se resume no envio de todas as informações trabalhistas e previdenciárias ao eSocial. Retificações É a correção de informações enviadas de forma errada. Importante lembrar a diferença entre retificação e exclusão, pois o registro de exclusão de eventos, deve ser utilizado quando a informação foi enviada indevidamente, e não de forma errada. Rubricas São os itens utilizados para detalhar os pagamentos. Na folha de pagamento podemos citar, por exemplo, o salário, horas extras, comissões, adicional noturno, insalubridade, INSS, IRRF, salário-família, faltas, etc. |
| S |
SST Se refere às informações de Saúde e Segurança do Trabalho, tais como PPRA, PPP, PCMSO, LTCAT entre outras. |
| T |
Tabelas São os cadastros que compõem a base de dados dos empregadores como, por exemplo, as tabelas de estabelecimentos, cargos, horários, rubricas, etc. Totalizadores Após o envio dos pagamentos ao eSocial, a empresa pode solicitar por meio do seu sistema de folha de pagamento, os totalizadores que demonstram as bases de cálculo e valores apurados dos eventos, por exemplo, do evento de remuneração – S-1200 TSV São os Trabalhadores Sem Vínculo empregatício como, por exemplo, os estagiários e autônomos. Mesmo que não haja o vínculo com a empresa, esses trabalhadores devem ser informados ao eSocial, assim como ocorre com os demais trabalhadores. |
| X |
XML É o tipo de arquivo utilizado pelo eSocial para receber as informações trabalhistas e previdenciárias. |
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